El tiempo es ORO; uno de nuestros mas valiosos regalos de vida. Sin embargo, el ritmo descabellado de la vida personal y profesional se ha ocupado de que el reloj se haya convertido en nuestro perseguidor constante.
La buena noticia es que, identificando los “robadores de tiempo”, realizando varios ajustes y con un real compromiso, podemos hacer las paces con el fenómeno de la prisa, que es el causante #1 de estrés en todo el mundo. Mencionaremos algunos robadores de tiempo más frecuentes y cómo lidiar con ellos.
Desorganización
Presta atención a dónde colocas tus materiales y pertenencias. Diseña un sistema sencillo para ordenar, que identifique envases, archivos o tablillas con rótulos / etiquetas o colores. Comienza primero a agrupar los objetos por tipos o categorías y luego ordena capa tipo o categoría aparte.
Interrupciones
Identifica lo que significa una “interrupción” inesperada, cuánto tiempo te consume cada una, qué tipo de persona la provoca, y a qué asunto alude usualmente. Maneja los Cuatro Cuadrantes del Tiempo y determina qué es Urgente, qué es Importante, qué No es Urgente y qué No es Importante. Notarás que estas se entrecruzan dependiendo de las causas de cada situación, mas al final llegarás a la conclusión de para asignar las prioridades es necesario estructurar el tiempo, ser organizado, prevenir, y minimizar o erradicar los “robadores” de tiempo.
Incapacidad para delegar
No te conviertas en un acaparador de funciones. El supervisor centralizador es la causa de demasiado trabajo estancado y no procesado. Acepta que, proveyendo buenas instrucciones (en secuencia, específicas, claras y con fechas límites para la entrega) y confiando en que las personas pueden aprender y mejorar si se les brinda la oportunidad, al final te sentirás más aliviado para emprender nuevas funciones. Por otro lado, el aliado agradecerá la oportunidad de salir de lo rutinario y explorar nuevos rumbos en la organización. Conviértete en un líder que forma líderes y coloca el tiempo a tu favor.
Reuniones innecesarias
Mantén un registro de todo el tiempo que inviertes en reuniones vanas, ya sea qué tú las convoques, o que hayas sido invitado. Determina el tiempo diario que tienes disponible para resolver los asuntos pendientes, los rutinarios, y los imprevistos. Busca la correlación que existe entre el porciento de tiempo que dedicas a reuniones donde se resuelven los objetivos vs. aquellas en las que no se resuelven. Estudia las causas por las cuales algunas reuniones resultan áridas y utilicen otra forma para tomar las decisiones grupales (votación, plataformas virtuales, llamadas de conferencia…)
Falta de planificación
Decide claramente lo que vas a hacer. Ten conocimiento de lo que NO tienes que hacer. Familiarízate con lo que te espera. Anticípate a lo que tendrás que hacer. Prepara el cuándo y el cómo por adelantado.
Distracciones
Vence los cinco factores que más contribuyen a la distracción: el aburrimiento (falta de entusiasmo), el estrés (mente dispersa, presión, multitareas), las redes sociales, el teléfono celular, algunos compañeros de trabajo, y el cansancio (insomnio, medicamentos, falta de energía).
Indecisión
Define tu decisión; escribe tus pensamientos y tu problema; define bien el problema. Identifica tu objetivo real: ¿qué es lo que realmente quieres obtener cuando tomes esa decisión? Escribe en papel tus opciones: identifica cada una. Haz un análisis de los pros y contras para cada opción. Identifica la persona correcta para orientarte. Reflexiona y medita tu decisión. Selecciona la mejor opción. Toma acción: especifica una fecha real y cuál será tu primera acción, para NO PROCRASTINAR.
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